À compter du 1er janvier 2018, toutes les personnes assujetties à la TVA devront utiliser des logiciels de caisse sécurisés. Ainsi, le manager qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse, est tenu d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
QUI EST CONCERNE PAR LA MESURE ? QUELS LOGICIELS ET QUELLES DONNEES ?
L’obligation de logiciels de caisse sécurisés vise tous les assujettis à la TVA qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse. Y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne. Sont également concernés, les logiciels de comptabilité ou de gestion dits « libres » ou développés en interne.
Les données visées sont celles concourant directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction (y compris pour les transactions de type « école » ou « test »), qui participent à la formation des résultats comptables et fiscaux ou qui sont liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.
QUELLES SONT LES CONDITIONS A RESPECTER PAR LES LOGICIELS ?
Les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse doivent respecter les conditions de sécurisation suivantes :
– inaltérabilité (rendre inaltérables les données d’origine relatives aux règlements) ;
– sécurisation (sécuriser les données d’origine et de modification et celles permettant la production des pièces justificatives émises) ;
– conservation (conserver toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système) ;
– archivage (archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie).
QUELLES SONT LES JUSTIFICATIONS A PRODUIRE ET LES SANCTIONS ENCOURUES ?
Les contribuables doivent justifier des conditions ci-dessus :
– soit par un certificat délivré par un organisme accrédité
– soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l’administration.
Cette justification peut intervenir :
– à l’occasion d’une vérification de comptabilité
– lors d’un contrôle inopiné. Les agents de l’administration fiscale pouvant intervenir dans les locaux professionnels des contribuables, selon une procédure et des horaires encadrés.
Les manquements donnent lieu à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse, éventuellement reconduite à défaut de régularisation dans le délai de 60 jours.
Source : infodoc-expert
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